Sistem

Pagi itu seekor anak sapi kembali keluar dari kandangnya.   Ini adalah kali yang kedua.  Dua hari sebelumnya sapi jantan berusia dua bulan itu juga pernah berlarian bebas di dalam kebun.  Ia berhasil keluar dari pintu kandang yang tidak terkunci.  Rupanya pekerja yang membersihkan kandang hanya merapatkan pintu tersebut tanpa menguncinya.  Tampaknya si anak sapi tahu bagaimana cara membuka pintu.  Setiap kali pintu tidak terkunci, ia membebaskan diri dari kandangnya.

Mendapat laporan keluarnya si anak sapi, sang pemilik mendatangi kandang.  Diamatinya struktur kandang tersebut.  Anak sapi keluar melalui pintu.  Pintu kandang dibutuhkan sebagai jalan keluar masuk bagi pekerja saat membersihkan kandang.   Tidak ada masalah jika pintu tersebut kembali dikunci setelah sang pekerja meninggalkan kandang.  Namun, dua kali sang pekerja tidak melakukan itu.  Ada risiko kejadian ini akan berulang.  Dibutuhkan sebuah solusi untuk mencegah pekerja lupa mengunci pintu kandang. 

Sang pemilik menganalisa setiap bagian kandang hingga ia sampai pada kesimpulan bahwa pekerja tidak harus masuk ke dalam kandang pada saat membersihkannya.  Kandang bisa dibersihkan dari luar jika bagian bawah dinding belakang kandang diberi bukaan untuk tempat mengeluarkan kotoran.  Ia segera meminta tukang untuk sedikit mengubah struktur kandang. 

Kemarin kandang telah bisa dibersihkan dari luar.  Pekerja tak perlu masuk lagi ke dalam kandang dan risiko pintu yang tidak terkunci dapat dihindari.  Ini adalah salah satu contoh perbaikan sistem dalam manajemen.

Pada kasus ini sang pemilik tidak memarahi pekerja, ia tahu sang pekerja melakukan hal itu tanpa sengaja.  Oleh karena itu ia mencari cara agar kemungkinan pekerja lupa mengunci pintu dapat dihindari.  Ia mengubah sistem kerja untuk meminimalkan risiko terjadinya kesalahan oleh pekerja.  Itulah salah satu fungsi seorang manajer, membuat sistem yang paling optimal untuk keberhasilan  sebuah pekerjaan.

Salam produktif, and let’s start a no blame culture in our company.

Padang Datar, 17 Oktober 2021
Dian L Izwar.

Dari Abu Hurairah ra, Nabi SAW, bersabda: “Barang siapa yang melepaskan satu kesusahan seorang mukmin, pasti Allah akan melepaskan darinya satu kesusahan pada hari kiamat. Barang siapa yang menjadikan mudah urusan orang lain, pasti Allah akan memudahkannya di dunia dan di akhirat. Barang siapa yang menutupi aib seorang muslim, pasti Allah akan menutupi aibnya di dunia dan di akhirat. Allah senantiasa menolong hamba Nya selama hamba Nya itu suka menolong saudaranya”.

(HR Muslim)